私が仕事の連絡で電話ではなくチャットを使っている理由。

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gorian91
希少難病ブロガー自身の難病から体力的な限界を感じ、時間を自由に活用できるフリーランスの道へ。2016年から法人化。難病当事者の雇われない生き方・働き方を追求しています。

こんにちは、Gorian91(@gorian91)です。

今朝、見知らぬ番号から電話がかかってきたので放置していたのですが、一体誰からの電話だろうと思い、後になって調べてみると、以前断ったある企業からの営業電話でした。

私は電話でのコミュニケーションはデメリットが大きいと考えているため、親しい人や仕事のパートナーからの連絡、あるいは、お客さんからの緊急連絡でない限りは、電話に出ないようにしています。

電話はいつも突然かかってくる

何故、電話が嫌いなのかというと、生産性が著しく低下するからです。

電話はほとんどの場合、事前の断りなくかかってきますから、電話がかかってくると、その時にやっている作業を全て中断して出ないといけなくなります。

 

明日の10時くらいに電話します!

 

と事前にメールやチャットなどで連絡をいただければ、時間に合わせて準備ができるのですが、突然電話をかけてこられると作業を中断しなければならなくなり、集中力が削がれて生産性は低下して嫌な気持ちになります。

また、自分が誰かに連絡をするときも、電話だと相手の都合を考えすぎてしまい精神的に消耗しますので、私が誰かに連絡をするときは、メールかチャットで連絡し、緊急時のみ電話を利用するようにしています。

チャットやメールを使えば、お互いの時間を奪わなくて済み、生産性が高まる

スマートフォン

スマートフォン

一方、メールやチャットは、メールとは異なり、非同期型のコミュニケーションツールですから、メッセージを送信する側も、受け取る側も、お互い自分のタイミングで連絡をすることができます。

そうすると、突然の連絡でお互いの時間を奪わなくて済み、結果、生産性は高まります。

生産性を高めることができれば、仕事のスピードがあがって時間に余裕が生まれますから、その浮いた時間をサービスの価値を高めることに費やすことができるようになります。

ちなみに、私の場合はこのような形で情報伝達の手段を使い分けています。

  • チャット:対話が必要な要件
  • メール:緊急ではないけれど、伝えておくべき要件
  • 電話:緊急度が高くすぐに伝えるべき要件

すぐに対処が必要な緊急の要件は案外少ないもので、要件の重要度を考え、適切なコミュニケーション手段を利用するだけで、仕事のスピードはグッと早くなります。

 

ちょっとした要件くらいはパパッと連絡したい!

 

という気持ちはわからなくもないですが、口頭による情報伝達はミスが発生する可能性が高いということ、そして、相手の時間を奪うことになるということは、念頭に置いておきたいものです。

コンサルティングで活用しているコミュニケーションツール

私の提供しているコンサルティングサービスでは、電話ではなくメールやチャットでコミュニケーションを取っています。

中でも、メインで使っているのは「チャットワーク(Chatwork)」というビジネスチャットツールです。

チャットワークはビジネス版のLINEのようなサービスで、ユーザー同士でグループを作ってチャットをしたり、ToDoをタスクとして管理することができたり、ビデオチャットで会議を行うことができます。

ビジネスにおけるコミュニケーションを円滑にしてくれるチャットサービスというわけですね。

パソコンやスマホの扱いが苦手でも、普段はLINEでチャットをしている方は多いので、苦手な方でも利用しやすいというのもポイント。

さらに、コミュニケーションが取りやすいだけではなく、チャットでやり取りをしておくと、過去のやり取りが全て文字情報として残りますので、議事録の代わりになりますし、口頭でのやり取りで発生しがちな言った言ってないなど情報伝達のミスを減らすことができます。

チャットなのでメールよりも気軽にメッセージをやり取りすることができるので質問もしやすく情報共有がスムーズだし、それでいて、議事録代わりになって、情報共有におけるミスも減らすことができる。

ほんと良いことだらけなんです。

そんなわけで、私に連絡してくださる場合は、お問い合わせフォーム、もしくは、メール( shogo.shirai@gorian91.co.jp)、チャットワークのいずれかを使っていただけると助かります。

働くおとなのIT活用サービスでは、パソコンやスマホの基本的な使い方はもちろん、チャットワークなど業務効率化に使えるITツールの活用方法についてもレクチャーしています。

興味がある方はぜひお問い合わせくださいね。