こんにちは、Gorian91（@gorian91）です。
チャットワークというWebサービスをご存知でしょうか。
チャットワークは、ビジネスに特化したビジネスチャットツールで、例えるなら、ビジネス用LINEのようなものです。
数年前からIT業界を中心に普及し始め、今では国内企業の104,000社以上がチャットワークを利用しているそうです。
私も3年ほど前に使い始めたのですが、今では電話やメールよりも利用頻度の高い、仕事になくてはならないツールになっています。
このツールを上手く使いこなすことができれば、仕事でのコミュニケーションを円滑にすることができ、なおかつ、生産性が上がるので、私のコンサルティングを受けていただいている方には使っていただくようにしています。
今回は、このチャットワークの登録方法と使い方を解説します。
チャットワークでできる4つのこと
ビジネス用のチャットと聞いても具体的に何ができるかわかりづらいかと思うので、チャットワークでどういったことができるのかを解説します。チャットワークで提供されている機能は、大きく分けると4つあります。
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- グループチャット
- タスク管理
- ファイル送信
- ビデオチャット
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グループチャット
複数人のメンバーでグループチャットを作り、素早く正確に、メッセージのやり取りを行うことができる機能。
タスク管理
チャットによるコミュニケーションで発生したやるべきことをタスクとして依頼できる機能。
メモ代わりに活用することで、言った、言ってないなど、コミュニケーションにおけるロスを減らすことができます。
ファイル送信
ワード、エクセル、画像など、あらゆるファイルを送信できる機能。
メールとは異なり容量の大きいファイルでも送信することができます。
ビデオチャット
パソコンのマイク、カメラを利用して複数人でビデオチャットができる機能。
遠隔地や外出しているスタッフと顔を合わせての会議が可能になります。
グループチャットを作り、チャットでコミュニケーションをとりながら、タスクを依頼したり、ファイルを送信したりする。
また、会議が必要なときは、ビデオチャットを使って会議をする。要はビジネスにおけるコミュニケーションを円滑にするサービスであるというわけですね。
言い忘れていましたが、無料で使えます。（一部機能は有料です。）
チャットワークの登録方法
では、実際に使ってみたいと思います。
まずは「チャットワーク公式サイト」からユーザー登録（無料）を行います。
「メールアドレス」を入力
入力されたメールアドレス宛に登録案内メールが届きます
チャットワークから届いた登録案内メールのURLをクリックし、必要な情報を入力すれば登録完了です。
チャットワークの使い方
次にチャットワークの操作方法を説明していきます。
チャットワークをブラウザで開くとこのような画面になります。
チャットワークの操作画面
- チャット一覧：コンタクト登録したユーザー名、参加しているグループチャットが表示。
- チャット表示画面：入力したメッセージ、ファイルの送信履歴、タスクの追加・完了履歴が表示
- チャット入力欄：メッセージの入力欄。
- チャット情報欄：チャット情報の表示欄。
- タスク一覧：タスクの一覧画面。
- 各種設定：チャットワークの各種設定ボタン。
- 広告スペース：広告スペース。有料版にすると非表示。
ざっとこんなところでしょうか。
左のチャット一覧からチャットを選択し、メッセージを送信するのが基本的な操作方法です。
グループチャットを作成する方法
グループチャットの作り方は、チャット一覧の横の「＋」から「グループチャットを新規作成」をクリックします。
チャット一覧横の「＋」アイコンをクリック
「グループチャットを新規作成」をクリック
「チャット名」「概要」を入力し、グループチャットの参加メンバーにチェックを入れて「作成」をクリックします。
「チャット名」「概要」を入力し参加メンバーにチェックをいれて「作成」をクリック
これでグループチャットの作成が完了です。
完了すると、左側のチャット一覧に表示されるようになります。
タスクを追加する方法
次に、チャットワークで最も利用頻度の高い機能である「タスク管理機能」を使ってみます。
試しにタスクを追加してみましょう。
タスクは画面右下の入力欄から追加できるようになっています。
タスク内容を入力し「タスクを追加」をクリック
チャット表示画面にタスクが追加の通知が出ました。
タスクが完了したら右下のタスク一覧から「完了」をクリック
「完了」をクリックするとタスク完了の通知がチャット表示画面に表示されます。
ファイルを送信する方法
次にファイル送信です。
チャット入力画面左上のアイコンをクリック
ファイルの選択画面が表示されるので送信したいファイルを選択します。
送信が完了するとチャット表示画面にファイルが表示されます。
ちなみにファイル送信は、ドラッグ＆ドロップでのファイルを送信することもできますし、複数ファイル送信もOK、データ量の大きいファイルも可能となっています。
メールだとファイル容量に気を配らないといけないのですが、チャットワークだと多少容量が大きくても送信できるので楽に使えます。
ビデオチャットをする
次にビデオチャットの使い方です。
グループチャットを選択しチャット入力画面左上のカメラアイコンをクリックします。
すると、こんな画面が出てきますので、メンバーを追加し、「ビデオ通話」をクリックします。
参加メンバーを選択し、「ビデオ通話」をクリック
クリックするとビデオ通話が始まります。
ただ、個人的にはビデオチャットは画面が荒かったりするので、Skypeなど別のツールを使った方が無難かもしれません。
コンタクトを追加する方法
チャットワークは登録ユーザー同士でしかコミュニケーションを取ることができないので、メッセージをやり取りしたい相手にもユーザー登録してもらう必要があります。
やり方は2つあって、チャットワークに登録していないユーザーに対しては、招待メールを送り、既に利用している場合は、「チャットワークID」もしくは「メールアドレス」で検索しコンタクト申請を行います。
操作画面右上の各種設定から「コンタクト管理アイコン」をクリックします。
招待メールを送る場合は相手のメールアドレスを入力して「招待メールを送信」をクリック
招待メールを送る場合は相手のメールアドレスを入力して「招待メールを送信」をクリック
「ユーザーを検索」をクリックすると「 チャットワークID」「メールアドレス」からユーザーを検索することができます。
まとめ
紹介したいチャットワークの便利機能は他にもたくさんあるのですが、記事が長くなるので、今回は基本的な操作方法だけを紹介させていただきました。
この記事を読むとチャットワークがどんなツールで、何ができるのかを理解していただけるかと思います。
ちなみに前の職場では社内のコミュニケーションツールとして、メールの代わりにチャットワークを使っていたのですが、チャットワークの導入前後で仕事の受注キャパが4倍くらいになりました。
嘘のような本当の話です。
私の以前の職場での導入事例のインタビュー記事もあるので、興味がある方はこっそり聞いてみてくださいね。
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