「佐藤可士和の打ち合わせ」佐藤可士和(著)- 打ち合わせを変えれば仕事は10倍うまくいく!株式会社サムライの感動を生む打ち合わせ術

佐藤可士和
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gorian91
希少難病ブロガー自身の難病から体力的な限界を感じ、時間を自由に活用できるフリーランスの道へ。2016年から法人化。難病当事者の雇われない生き方・働き方を追求しています。

こんにちは、Gorian91(@gorian91)です。

佐藤可士和さんの「佐藤可士和の打ち合わせ」を読みました。

世界で活躍する佐藤可士和さんの打ち合わせの秘密に迫った本書。書かれている内容は、誰もが薄々と感じているようなほんの些細なことであったりするのですが、そのどれもが説得力抜群でとても参考になったのでご紹介。

しゃべらないことによって打ち合わせの場に「負のオーラ」を漂わせてしまう

しゃべらないことによって、活性化しようとする空気を重くしてしまう。打ち合わせの場に「負のオーラ」を漂わせてしまうのです。いわば「黙るというパワー」が出てしまっている。その見えないパワーは、しゃべろうとする人の気持ちを削いでしまうのです。

これはすごくわかる。よく起こっていたのは、会議の明らかな準備不足があったりして、上司があからさまに怒った顔をして座るという場面。

完全に準備不足が悪いのは間違いないのだけど、部下は萎縮してしまって、建設な会議など当然できずに最悪の会議、というか会議中止という事態になるということ。

準備不足で建設的な会議ができないとなったら即中止、無言の間ができるような会議はすべきではないと実感。

対案のない否定は相手を不快にさせる

つまらないものはつまらない。それを言い合うことはいいことだ、と。僕はそれを真に受け、というより、拡大解釈して、本当に言いたいことをズケズケと言っていたのです。 やがて「可士和はダサイとヤバイしか言わない」と言われるようになりました。

佐藤可士和さんにもこんな尖った時代があったのかと驚いた。否定はするが、ロジカルに理由が説明できず、代案も出さずに、相手を不快にさせてしまう。

これは自分のことか。明らかにこの案がダメであることはわかる。でも、ロジカルに説明できない。否定してしまう。言葉に刺が出てしまう。これは若い人によくある間違いではないだろうか。

言いたいことをズケズケと言うことは、ものづくりにおいて良い方向に転ぶこともあるけれど、否定ばっかりしていれば、そりゃ取っ組み合いのケンカにもなりますよね。

「否定するのであれば、代案を出す。」常日頃意識をして、経験を積み重ねることで乗り越えるしかないのでしょうが、自分と同じ体験を何度もしたので、強く共感できた。

プロジェクトを進める上で大切なこと

自分たちの利益は何か。打ち合わせ相手の利益は何か。
やりたいことはどんなことで、やりたくないことはどんなことか。

プロジェクトをめぐって、どんな力関係が発生するのか。
社内においてプロジェクトはどんな位置づけか。
応援者はどのくらいいて、反対者はどのくらいいるのか。

それはどういう人たちなのか。 こうしたことを確認しておくことは、プロジェクトを推し進める上で大切です。しかし、打ち合わせが始まる前、あるいは始まってから、これがきちんと整理できる人は意外に少ないものです。

自分の利益、相手の利益。やりたいこと、やりたくないこと。この辺りまでは考えが及んでいる人も多いでしょうが、応援者はどのくらいいて、反対者はどのくらいいるのか。

そこまで細かく整理ができている人はなかなかいないように感じました。

特に巻き込む人数が大きいプロジェクトであれば、こういった整理や根回しはとても大切になるのだろう。

自分にとって一世一代のプロジェクトであったとしても、他の人にとっては、取り組むメリットが少なく、優先順位が低くなる場合も当然ある。たとえ社内であっても、状況をきちんと把握しておくことは大切。

「アイデア」という言葉を安易に使わない

アイデアという言葉は、かなり「重い」言葉である。
のが、アイデアという言葉を安易に使わない、ということです。

それよりも、「イメージ」という言葉でやりとりをする。

イメージを持っているか、イメージができているか、イメージはどんな感じか、イメージとしてはどっちの方向か……。このほうが、正しいか正しくないかはさておき、打ち合わせに入っていきやすい。

自分の思いも伝えやすいのです。打ち合わせを、イメージしてきたことを出し合う場にするわけです。

小さいことだけど、これは本当に良い手法。「アイデア」という言葉ほど、曖昧で重い言葉はない。ペラ1で作る簡易的な企画書をアイデアとするのか、あるいは、マインドマップのようなテキストベースのものなのか。人によって、アイデアの定義は大きくずれているものだと思う。

イメージという言葉を使うことで、独特の言葉の重さが軽減されるし、アイデアを出すことに対して、精神的な負担がかなり減る。

インプットとアウトプットはセットで行う

終わった直後に行うからこそ、頭にインプットしておくことができる

これは強く共感。インプットした直後にアウトプットすると、頭に強く残るし、アウトプットしたあとは、なんとも言えないすっきりとした感覚が残る。

これは打ち合わせにおいても同じこと。

私の場合、ブログを書くようになってからアウトプットのスピードを強く意識するようになった。

イベントの開催レポートを書いたりするときは、できる限り当日のうちに、遅くとも1日後までには出すように実践している。

そうすることで、別の機会にその時の話をするときなると、記憶がはっきりしていて上手く話すことができるようになる。

決めたこと、これからやることをしっかり確認をして打ち合わせを終えることが大事

何を決めたのか、何がタスクなのか、しっかり確認して打ち合わせを終えるようにしなければなりません。

決めたつもりが、「決まったとは思わなかった」などという声に埋もれてしまうこともあるのが、打ち合わせです。

自分の思い込みだけでなく、相手にきちんと確認しながら、進めていく必要があります。

そして、だからこそ「決めるんだ」という気持ちで打ち合わせに臨まなければいけないと思うのです。

そうでなくても、決断はぼんやりしてしまいがちなのが、打ち合わせ。

臨む側の意識は、決断のクオリティに大きく影響するのです。

毎日のように打ち合わせを行っていると、打ち合わせ毎にタスクを確認することを疎かにしがち。

そして、リーダーの立場からすると、一人でも気を抜いた人がいると、はっきり言ってかなり萎える。

こういった部分をビシッと抜け目なく行うことがリーダーの役割なのだろう。

ほんのちょっとした気遣いが仕事のクオリティに大きく影響する

いろんなことに気を遣えていない人は意外なほどに多いのです。

洋服や持ち物ひとつで、あるいはちょっとした行動ひとつで、場の雰囲気が一気に変わってしまうということに気づくべきです。

これが、仕事のクオリティに大きな影響を与えるのです。

ほんのちょっとしたところに、どれくらい気を遣えるか。寒いときに打ち合わせに来てもらったら、「寒かったでしょう」という一言が出てくるか。

そのまま会議室で失礼をすることもできるのでしょうが、かならず玄関までお見送りをする。

ほんの数メートル、数十メートルの違いかもしれませんが、そこにこそ相手を尊重する気持ちや、仕事への向き合い方が現れてしまうのです。

これも強く共感。寒いときに打ち合わせに来てもらったら「寒かったでしょう。」という言葉。相手のことを少しでも考えていれば自然と出てくる。

そして、洋服や持ち物。ここははっきり言ってだらしない人多いですよね。

ネクタイシワだらけの人とか。スーツが体型に合ってない人とか。

「お茶」というコミュニケーションツール

お茶はコミュニケーションのひとつ。例えば、寒い日には一杯目は温かいハーブティーを出し、二杯目はさっぱりとしたペリエを出す。

ハーブティーは、「サムライ」のオリジナルブレンドです。

コースターもかつてはガラスで出していたのですが、水滴でくっついてしまうので、今は水を吸うフェルトのコースターを使っています。

ほんのちょっとしたことで、雰囲気を変えられたり、打ち合わせのブレイクにできたりする。これは、うまく使うべきだと思っています。

そしてこれ。

ここまで配慮してくれる会社だからこそ、世界で活躍できるのですね。

オリジナルブレンドというこだわりもまたすごいです。

ただスーツを着ればいいわけではない

とにかく失礼にならないように、とりあえずスーツとネクタイで、という考え方もあります。

しかし、スーツとネクタイなら本当に失礼ではないのか。もうちょっと日本のビジネスパーソンは敏感になったほうがいいのではないでしょうか。

例えば、くたびれたスーツに、よれよれのネクタイをしていたら、果たしてそれは礼儀にかなっているのか。ただスーツを着ればいい、というものでもないのです。

これもよくわかります。

スーツを着ていても、だらしない人はだらしなく見えますし、私服やカジュアルスタイルでも、きちんとした人は、きっちりしてるように見えるもの。

日本では営業するときには皆スーツを着てますが、これも浅はかな考えなのかもしれません。場をわきまえた身だしなみというのもとても大切ですよね。

他にも紹介した部分はたくさんありますが、長くなってしまいそうなのでこのへんで。本当に学ぶことの多い良書でした。

書かかれている内容は、誰もが薄々と感じているような、本当に小さなこと。

でも、小さいことであるからこそ、日常的な打ち合わせであるからこそ、疎かにしがちな部分でもある。

「神は細部に宿る」と言うけれど、本当にその通りだと思います。

細かい部分に配慮できる人こそが、本当の意味で価値を生み出せるプロフェッショナルなのでしょう。

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